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要注意横向协调与制约的问题

作者:汇感之舟  时间:2016/7/13 12:49:28  阅读:次  类别:投资理财

    加强企业各层次的横向协调,保证并促进各部门的管理活动相互配合,使企业能够对复杂多变的外部环境做出灵敏反应,收到实现企业经营目标,这是企业内部管理体制设计需要注意的重要内容之一。

    1.横向协调的各种方式及选择

    (1)非结构性方式

    ①制定管理工作规范:它适用于经常重复出现的管理工作,特别是生产作业管理更为常用。这种方式对于建立正常的内部管理秩序,对于各部门统一标准、协调配合,有着显著的作用。

    ②由主管部门组织会审会签:在需要随机处置的重复性工作中,如果某个部门明显地负有主要责任,为了协调各有关部门的活动,可以采用会审会签方式。这就是以一个部门为主,对其职责范围的工作提出设想和意见,然后邀请有关部门审查和签署意见。

    ③跨部门直接沟通:当一个部门遇到比较简单的例外性工作,需要其它部门配合时,可以不经过上级主管部门,直接与另一个部门沟通,达成一致意见。由于例外性工作是偶然发生的,无章可循,而且数量小,对全局影响不大,采用跨部门直接沟通是完全可行的。

    ④联合办公和现场调度:有些例外性工作涉及多个部门,需要协商一致,但因情况较为特殊,如时间紧迫,不能迟延,或关系复杂,存在人事矛盾,不宜采用跨部门直接沟通方式。在这种情况下,组织联合办公,现场调度,则可以提高办事效率。

    (2)结构性方式

    当企业内部管理体制设置存在缺陷时,非结构性方式便无能为力,只有采取结构性方式来改善和调整现有机构才能奏效。

    ①设置联络员:在某个部门中设置一名联络员,负责与另一个或几个部门进行业务联系,保持经常沟通,促进彼此间的了解与协调。这种联络工作可以是专职的,也可以是兼职的,比较灵活,简便易行。当两个或几个部门之间相互依赖性强,又经常发生矛盾时,就可以设置联络员。

    ②组织临时性的任务小组或委员会:上述联络员协调方式,主要是加强部门间经常性的横向联系,促进相互理解与配合。当某项工作的业务流程较长,不仅涉及多个部门,而且这些部门能够行使职权对该项工作产生影响时,就需要新的联系手段。临时性任务小组或委员会,是由各方有关代表组成,他们经过磋商,做出对各方均有约束力的决定,然后分头贯彻落实,任务完成后,该机构即可撤销。

    ③建立职能部:上述两种设置的作用是解决企业管理某一领域的协作问题,对组织机构的影响是局部的。如果企业职能部门的协作从总体上看,均存在关系不顺、配合不好的问题,那就要改革整个组织结构。建立职能部的特点是不增添新的职能科室,仅仅调整企业高层领导者的分工和职能科室的隶属关系。

    ④建立事业部:职能部协调方式虽然对组织结构进行了改革,但并未根本改变原有的职能结构。当企业规模较大,产品种类增多,产品生产的工艺差别也较大,外部环境不确定性增大时,既便建立职能部,也无法满足横向协调的要求。在这种情况下,就有必要按产品建立事业部,把该产品生产经营所必需的供、产、销活动,都组织在一个事业部中,这样才能较好地解决这些职能部门之间的横向协调问题。

    2.不同管理层次的主要协调方式

    由于企业不同层次的业务活动特点不同,横向协调方式在不同层次使用频率是不一样的,下面对各层次的主要协调方式做一简要说明:

    (1)企业一级的跨系统横向协调

    如果企业组织结构从整体上说是适宜的,无需采用职能部、事业部等方式进行整体改造,那么,企业一级的跨系统横向协调主要运用的方式是:

    ①设置各种专业委员会;

    ②发挥专职协调部门的作用;

    ③健全例会制度。

    (2)各管理子系统内部的横向协调

    各管理子系统内部有若干部门,彼此间的协调应在系统内部解决,不要“矛盾上交”,这样才能减轻企业高层领导的负荷,同时也使本系统真正做到尽职尽责,发挥各部门的主动性和创造性。其主要协调方式如下:

    ①指定专职协调部门;

    ②对例外性工作采用跨部门直接沟通和领导直接监督方式;

    ③对常规性工作采用管理规范化和例会制度方式加以协调。

    (3)作业管理层的横向协调

    对上级部门来说,为了搞好作业管理层的横向协调,经常采用例会制度来解决日常业务活动的协调问题,通过现场办公会以解决涉及多个部门的突发性工作和一些“老大难”问题。就作业管理层自身而言,为了组织好日常生产作业活动,主要的协调方式是:

    ①大力推进标准化作业,提高管理规范化水平;

    ②健全例会制度;

    ③跨部门直接沟通。